Progetti di riduzione della carta

Simplicissimus Book Farm ha sviluppato il progetto Paperless Democracy al fine di ridurre, se non addirittura eliminare nel corso del tempo, il consumo di carta all’interno degli uffici e dell’amministrazione pubblici. In un medio Comune italiano, ad ogni seduta del Consiglio Comunale vengono spesi circa 800 Euro per il solo acquisto della carta necessaria ai fini della seduta. Si aggiungano il costo di stampanti e consumabili, i tempi di digitazione stampa e copia, il lavoro degli uffici… Il progetto Paperless Democracy di Simplicissimus consente a tutti gli enti pubblici di avviare un processo di drastica riduzione della carta stampata, riducendo i costi e migliorando i servizi al cittadino.

Scopi del progetto sono quelli di fornire gli strumenti per la “dematerializzazione dei fluissi documentali, di rendere più semplice la gestione degli stessi e infine di abbattere le barriere d’accesso agli strumenti informatici.

La pubblica amministrazione fa un uso intensivo di carta specialmente in tre momenti dell’attività quotidiana: nella produzione di documenti per autoconsumo, ovvero nelle attività amministrative di stampa e copia, nella gestione documentale delle attività preconsiliari (emendamenti e allegati tecnici) e infine nella gestione delle procedure di approvazione in tempo reale (condivisione documentale ricorsiva).

La soluzione Paperless consiste nell’immagazzinare le centinaia di documenti così prodotti all’interno degli ebook reader basati sulla tecnologia eInk, eliminando così la necessità di stampare e copiare migliaia di fogli.

La tecnologia E-Ink o E-paper

La tecnologia eInk, sviluppata da ricercatori della prestigiosa università MIT, garantisce una leggibilità pari a quella della stampa su carta senza affaticare l’occhio umano. Tra i vantaggi legati agli ebook reader bisogna enumerare anche l’irrisorio consumo di energia e la rapida espansione della produzione di questi tipi di device.

Qual’è il miglior ebook reader per la Pubblica Amministrazione?

Nel variegato mondo degli ebook reader, Simplicissimus Book Farm ha individuato in Irex DR1000 il modello migliore per le necessità della Pubblica Amministrazione. Questo ereader, infatti, è dotato dello schermo più grande sul mercato (10.2”) ad elevata risoluzione (1024 x 1280 px – 160 ppi) e proprio grazie alla dimensione del display è possibile leggere un foglio in formato A4 senza ricorrere allo zoom. L’aspetto più utile ed interessante, però, è la possibilità di prendere appunti sul testo direttamente dal device. Leggerezza e connettività 3G non fanno che rendere Irex DR1000 la migliore soluzione sul mercato.

Perchè un ebook reader?

Sorge spontanea la domanda del perchè sia meglio ricorrere alla tecnologia e-Ink o E-paper invece di utilizzare in maniera più massiccia e razionale i computer. La risposta è semplice: negli uffici della pubblica Amministrazione la superiorità degli ebook reader è incontrovertibile. I PC richiedono, infatti, specifiche competenze tecniche, mentre la tecnologia E-paper utilizza un’interfaccia d’uso paper-like( carta e penna), inoltre l’autonomia della batteria è notevolmente superiore, ingombro e peso sono minimi, la lettura è molto più confortevole e la visibilità dei documenti, anche in pieno sole, è pari a quella dei testi cartacei.

Come può avvenire la riduzione del consumo di carta?

E’ possibile intraprendere diverse azioni per ridurre l’uso della carta, ovviamente sarà necessario studiare l’opzione migliore a seconda delle esigenze specifiche del cliente. Le soluzioni potranno spaziare dalla rassegna stampa E-paper, alla dotazione alle figure apicali o alle figure operative di ereader oltre all’uso di questi device durante riunioni e sedute anche con soggetti esterni.

Rassegna stampa E-Paper

A causa della fatica di leggere lunghi articoli sullo schermo di un computer, la rassegna stampa, solitamente distribuita agli addetti in formato elettronico, viene stampata. Questo produce un grande consumo giornaliero di carta e toner, consumo che può essere abbattuto utilizzando gli ebook reader. Simplicissimus Book Farm produrrà un modulo capace di integrarsi con il sistema già esistente e che renderà disponibile ogni mattina la rassegna stampa a tutti gli utenti dotati di Irex DR1000. Sarà sufficiente connettere l’ereader al computer e scaricare la rassegna stampa direttamente sul device.

Figure Apicali

Solitamente le figure professionali che si trovano ai vertici della Pubblica Amministrazione hanno la necessità di spostarsi molto di frequente. Questo rende necessario stampare documenti e email che potranno così essere letti durante gli spostamenti. Dotando queste figure professionali di ereader diventa possibile dematerializzare il flusso dei documenti, velocizzarne la produzione, renderne più leggero il trasporto mantenendo tutte le prerogative della carta.

Figure operative

In alcuni uffici della Pubblica Amministrazione è necessario stampare una gran quantità di documenti per poterli leggere comodamente e prendere note che in seguito verranno reinserite sul computer. Solo a questo punto, il documento riveduto e corretto verrà rinviato al destinatario. Oggi è possibile eliminare tutti questi passaggi utilizzando un ereader su cui leggere, prendere note e rinviare direttamente i documenti corretti.
In questo modo sarà possibile abbattere i costi di stampa, fondere direttamente il PDF originario con le note e spedirlo alla controparte. Il risparmio di tempo sarà davvero notevole!

Riunioni con controparti

Durante le riunioni con controparti (per esempio le parti sociali), vengono stampati e distribuiti molti documenti. Dotandosi di un numero sufficiente di ereader, sarà possibile immettervi la documentazione necessaria. Al termine della riunione, sarà possibile inviare automaticamente ad ogni singolo partecipante il file con i documenti e le proprie note.

Le attività consiliari

Il consiglio comunale di una media città italiana è composto da circa 40 consiglieri e in ogni seduta comunale è possibile consumare fino a 800 euro di carta. A questa somma vanno aggiunti i costi di gestione, sia consumabili che indiretti. Mediamente il Consiglio Comunale si riunisce otto volte al mese, per un totale di circa novanta sedute annue. Il costo di queste riunioni si aggira intorno ai 60/70 mila euro all’anno per la sola carta.

La gestione preconsiliare

In una prima fase di introduzione degli ereader, sarà possibile abbattere drasticamente la quantità di carta stampata implementando un sistema di gestione che, pur senza automatizzare in tempo reale le procedure di seduta consiliare, consentirà di non stampare tutta la documentazione di supporto.
La procedura sarà molto semplice: ogni partecipante avrà un device E-Ink che connetterà a un server da cui potrà scaricare automaticamente i documenti preparati dalla segreteria. Sarà quindi possibile interagire con i documenti esattamente come se fosse carta, con il plus dell’economia di consumabili e della ricercabilità per parole chiave.

Il Consiglio in tempo reale

La soluzione si basa su un’applicazione costum implementata su hardware DR1000 di Irex Tecnologies.
Nel corso della seduta, ogni partecipante avrà un device connesso alla rete locale via wireless. Il server di rete locale verrà gestito direttamente dal personale di segreteria e avrà il compito di distribuire l’ordine del giorno e i dossier su ogni punto. I partecipanti alla seduta scriveranno sull’E-paper con l’apposita penna esattamente come se si trattasse di un documento cartaceo. Inoltre sarà possibile per ogni consigliere editare calligraficamente le proprie proposte di emendamenti o atti aggiuntivi e trasmetterli direttamente al server locale che procederà a distribuirli in tempo reale a tutti i partecipanti.

Contatti

Per maggiori informazioni, gli enti interessati possono scrivere a info@simplicissimus.it